FMIPA IPB Gagas Kegiatan Workshop Kearsipan Pertama pada level Fakultas di IPB

Bogor (7/3) – “Workshop Pengelolaan Kearsipan di FMIPA IPB dalam rangka Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip (GNSTA)”, tema tersebut menjadi judul dalam kegiatan workshop yang dilaksanakan FMIPA IPB yang diikuti oleh seluruh tenaga kependidikan FMIPA IPB yang bertugas di bidang administrasi. Kegiatan dilaksanakan di Auditorium FMIPA IPB pada hari Sabtu, tanggal 7 Maret 2020.

Kepala Unit Arsip IPB, Drs. Badollahi Mustafa, M.Lib yang menjadi salah satu narasumber pada kegiaatan tersebut memberikan apresiasi setinggi-tingginya kepada FMIPA IPB karena kegiatan ini merupakan kegiatan pertama yang diadakan pada level fakultas di IPB. Kegiatan pengelolaan arsip seprti ini diharapkan dapat menjadi contoh dan diikuti oleh unit kerja lainnya di IPB, demikian harapan Drs. Badollahi Mustafa, M.Lib. Materi yang diberikan adalah tentang Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip (GNSTA), khusus di IPB sendiri sudah dicanangkan Gerakan IPB Sadar Tertib Arsip (GISTA), tandas beliau.

Kegiatan workshop kearsipan yang diikuti oleh sekitar 90 orang tenaga kependidikan di FMIPA IPB ini dibuka oleh Wakil Dekan Bidang Sumberdaya, Kerjasama dan Pengembangan (SKP) FMIPA IPB, Dr.Ir. Hamim, M.Si. Pada kesempatan tersebut Wakil Dekan SKP FMIPA IPB berharap agar kegiatan memberikan dampak manfaat yang baik bagi seluruh tenaga administrasi sehingga mengerti pemahaman tentang arsip secara terstruktur dan dapat bertanggung jawab merawat arsip masing-masing serta dapat mengelola arsip institusi menjadi lebih baik.

Pada kesempatan lain, Fathurrohman, S.Kom, M.Kom (Kepala Tata Usaha FMIPA IPB) sebagai ketua kegiatan whorksop yang merancang kegiatan ini menyampaikan bahawa kegiatan ini mempunyai beberapa tujuan, yaitu :

1. Tiap Unit kerja dapat melakukan pemilahan terhadap arsip-arsip yang sudah lama yang mungkin saat ini tidak pernah dilakukan sehingga ruangan kerja bahkan gudang penuh dengan arsip. Kegiatan ini untuk memilah arsip-arsip yang sudah seharunya menjadi arsip inaktif atau statis bahkan mungkin harusnya sudah dimusnahkan.
2. Antisipasi tidak mengulangi kesalahan-kesalahan atau ketidaktahuan dalam pengelolaan arsip di masa lalu, yaitu dengan melakukan inventarisasi jenis arsip yang diciptakan oleh tiap pengadministrasi pada bidang masing-masing serta menetapkan klasifikasi arsipnya sesuai Peraturan SK Rektor tentang Klasifikasi Arsip (KA) dan Jadwal Retensi Arsip (JRA). Kegiatan ini diharapkan tiap pengadministrasi sudah tahu kode klasifikasi arsip yang harus dicantumkan pada kode arsip yang diciptakan (baik dibuat sendiri atau terhadap arsip yang diterima), sehingga dapat memudahkan pada saat pemilahan arsip aktif menjadi inaktif atau penyerahan arsip statis ke unit arsip.
3. Dalam rangka era digital, diharapkan sudah melakukan digitalisasi semua arsip yang ada sebagai backup data serta bisa melek teknologi tentang kearsipan.

Ketiga tujuan tersebut pada akhirnya diharapkan dapat menciptakan kesadaran tertib arsip, bahwa pengelolaan arsip adalah tugas tiap individu yang menciptakan arsip masing-masing.

Hadir pada kegiatan workship tersebut dua narasumber lain yang cukup berpengalaman sudah menjadi narasumber di berbagai daerah di Indonesia, yaitu Kepala Sub Bagian Layanan dan Pembinaan Kearsipan IPB,  Ir. Setyo Edy Soesanto, S.Th menyampaikan materi tentang “Pengelolaan Arsip Aktif: dan Arsiparis Ahli sekaligus KTU THP FPIK, Dra. Sri Nooryani, MM. menyampaikan materi tentang “Pengelolaan Arsip InAktif”.

Di akhir sesi kegiatan dilakukan kerja mandiri oleh peserta workshop, yaitu melakukan pemilahan arsip dan bagaimana cara membungkus arsip aktif dalam kertas khusus, lalu menyimpannya dalam boks arsip serta memberi catatan dan menata arsip inaktif. Dalam keja mandiri tersebut juga, tiap individu juga diminta melakukan inventarisasi jenis arsip yang biasa diciptakan oelh masing-masing dan menetapkan klasifikasi arsip sesuai pertaturan yang berlaku. (FTR)